Como fazer a previsão orçamentária do condomínio

Mudança do valor da cota condominial, emissão de taxa extra, manutenções atrasadas ou malfeitas, aumento da inadimplência… tudo isso pode ser um grande problema para o síndico.

Isso porque as finanças são uma parte crucial de uma boa gestão do condomínio, e a previsão orçamentária é o grande alicerce das finanças do empreendimento durante aquele período.

E como não poderia deixar de ser, preparamos um passo-a-passo para você não deixar passar nenhum detalhe e fazer uma previsão orçamentária.

1. CONHEÇA O HISTÓRICO DE CONTAS DO SEU CONDOMÍNIO

Uma boa previsão orçamentária tem muito mais a ver com conhecer o passado e o perfil do condomínio do que “adivinhar” quanto será gasto daqui a 12 meses. É fundamental que o gestor tenha em mãos tudo que foi gasto ordinário nos últimos 12 meses, mas preferencialmente nos últimos 24 meses.

Cada gasto ordinário ocorrido nesse passado recente é importante, pois aponta a realidade do condomínio.

2. PEÇA AJUDA PARA A ADMINISTRADORA

A administradora é uma peça vital na elaboração de uma boa previsão orçamentária e deve cuidar do levantamento de dados e trabalhar lado a lado com o síndico, de forma a entender bem as necessidades do condomínio para o próximo período.

Por isso, para montar e analisar as informações necessárias para boa previsão, procure a empresa e peça, detalhadamente, os dados.

3. DIVIDA AS CONTAS DO CONDOMÍNIO EM PEQUENOS GRUPOS E FAÇA UMA MÉDIA MENSAL

Dividir para conquistar é uma tática de guerra muito conhecida – e faz parte do sucesso de quem deseja dominar as contas do condomínio. Cada item abaixo deve ser uma linha na sua planilha de previsão orçamentária, com o custo mensal discriminado mês a mês.

Também deve ser discriminado o valor médio gasto com cada item, de forma a ajudar a entender por que, em alguns meses, houve mais ou menos gasto.

Veja abaixo uma sugestão de como agrupar e analisar diversas despesas do condomínio:

FOLHA DE PAGAMENTO

Seja de funcionários próprios ou terceirizados, saber o quanto foi gasto com colaboradores é fundamental, já que este costuma ser o maior investimento mensal do condomínio.

A folha de pagamento costuma representar de 50% a 70% do total das despesas do condomínio. Se o empreendimento contar com portaria remota, essa porcentagem cai e pode ser consideravelmente menor.

No item “folha de pagamento” também devem ser levados em conta as férias, décimo terceiro salário e encargos com os funcionários do condomínio.

Vale a pena verificar o quanto de horas extras estão sendo feitas pelos colaboradores, de forma a se organizar para economizar no próximo ano.

Caso o condomínio deseje implantar um sistema de portaria remota, é também um bom momento de comparar preços e serviços prestados entre as empresas versus o valor investido em funcionários mensalmente.

MANUTENÇÃO E CONSERVAÇÃO:

Aqui entram os contratos mensais do condomínio como: manutenção de portões, interfones, bombas e filtros, jardins e elevadores. Despesas sazonais de manutenção como dedetização e laudo do para-raios, também devem ser consideradas.

Aqui, vale a pena comparar se o que está sendo pago pelo condomínio é realmente o valor de mercado, e se o preço está compatível com o nível de serviço oferecido.

Caso o condomínio opte por pagar as peças do elevador separadamente, é importante que o síndico se atente à validade das peças trocadas. Muitas contam com garantia de três a seis meses, e é algo a que o zelador deve prestar atenção.

CONTAS DE CONSUMO:
Aqui entram os gastos com água, energia das áreas comuns e gás. Esse ano, condomínios de diversas regiões sentiram “na pele” um aumento considerável e não esperado na energia.

Por isso, para condomínios onde não há medição individualizada, uma dica é cobrar esses itens à parte, mensalmente e em forma de rateio.

Cobrar esses itens conforme o mês, principalmente quando a água não é individualizada no condomínio, ajuda a conscientizar os moradores sobre o consumo. Também é uma forma dessas contas não levarem recursos de outras áreas, deixando o orçamento apertado.

DESPESAS ADMINISTRATIVAS:
Aqui entram a isenção do síndico ou seu pagamento e os honorários e custos com administradora.

O pagamento do síndico, assim como da administradora, deve ser olhado com cuidado. Representam uma pequena porcentagem do que é gasto mensalmente, mas podem ser “a” diferença na gestão desses recursos.

MATERIAL DE CONSUMO:
São itens do dia-a-dia do condomínio, como sacos de lixo, café dos funcionários, produtos de limpeza, uniformes.

É importante sempre cotar com três fornecedores diferentes para qualquer compra feita no condomínio. Dessa forma, fica assegurado que o melhor preço aliado à qualidade esperada serão os critérios de desempate.

GASTOS DIVERSOS:
Despesas operacionais reembolsadas, gastos com cópias, correios, estacionamento, cartório e seguro do prédio.

O seguro do prédio é algo que deve ser analisado com bastante cuidado. Muitas vezes é um gasto subestimado pelo condomínio. É algo a que os síndicos deveriam se atentar.

4. PROJETE OS ÍNDICES PARA O PRÓXIMO ANO

Para a grande maioria dos contratos, o índice de correção utilizado será o IGPM. Também em se tratando dos contratos, para elaborar uma boa previsão orçamentária, é importante que se leve em conta quando é seu vencimento.

Se o contrato só será atualizado em julho, não se deve projetar o IGPM para os seis meses anteriores do mês, apenas para os seus últimos.

Já para os salários dos funcionários, geralmente esse reajuste é algo acordado entre os sindicatos, e a definição de quando isso acontece varia de acordo com a região.

É importante acompanhar o que os sindicatos estão pedindo, mas em geral não é algo que supere muito a inflação.

5.  LEVE EM CONTA A INADIMPLÊNCIA

É impossível haver uma boa previsão orçamentária sem considerar um dos maiores problemas das finanças dos condomínios brasileiros: a inadimplência.

Esse é um problema que deve ser tratado no dia-a-dia, não podemos esperar chegar no final do ano para pensar como essa questão será abordada. O ideal também é cuidar da inadimplência ao longo do ano.

O síndico deve acompanhar de perto a inadimplência, evitando que ela cresça, o que pode, por sua vez, impactar na previsão orçamentária, fazendo necessários ajustes que não serão muito bem recebidos por quem está com a sua cota em dia.

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Rol de Serviços

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• Confecção e análise de previsão orçamentária;
• Controle de inadimplência, com cobrança administrativa de devedores
• Pasta e prestação de contas mensais, balancete com posição financeira detalhada
• Conta corrente individual;
• Contas a pagar;
• Relatórios gerenciais e gráficos.
• Retenção de impostos;
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